Videoconferencia, una nueva forma de otorgar escrituras públicas

A fin de facilitar la constitución de sociedades y el registro de sucursales, y de reducir los costes, el tiempo y las cargas administrativas asociados a tales procesos, en particular para las microempresas y las pequeñas y medianas empresas (pymes), el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea adoptaron la Directiva 2019/1151, de 20 de junio, conocida como «directiva de digitalización de sociedades» o «directiva de herramientas digitales» que vino a obligar a los Estados Miembros de la UE a que posibilitaran en sus normativas nacionales la constitución de sociedades, el registro de sucursales y la presentación en línea de documentos e información por parte de solicitantes que sean ciudadanos de la Unión mediante el reconocimiento de sus medios de identificación electrónica.

La transposición de la Directiva 2019/1151 debía llevarse a cabo por España antes del 1 de agosto de 2021. No obstante, no ha sido hasta la publicación de la Ley 11/2023, de 8 de mayo de 2023, publicada en el BOE el 9 de mayo de 2023 por la cual se ha transpuesto la misma.

En la exposición de motivos de la Ley 11/2023 se establece la necesidad de seguir apostando por la transformación digital como un elemento clave de la economía española, para poder estar a la altura de los nuevos desafíos económicos y sociales y poder competir con otros países a nivel europeo.

Para la consecución de dicho objetivo se prevé, entre otras medidas, la constitución de las sociedades de capital íntegramente en línea, así como de sus actos posteriores o sucesivos, la presentación online de los documentos necesarios para estas operaciones, la posibilidad de abrir y registrar una sucursal en otro Estado miembro de manera enteramente telemática y el funcionamiento de los registros mercantiles.

En este punto cabe destacar que, previo a la Ley 11/2023, la constitución de sociedades de responsabilidad limitada por vía telemática ya estaba prevista en nuestra normativa. Se regulaba por la DA 3º de la Ley de Sociedades de Capital donde se daba la opción de constituir sociedades a través de dos procedimientos, uno con estatutos tipo y otro sin.

No obstante, ¿cuál era el principal problema de estos dos procedimientos de constitución? Que no eran telemáticos en su integridad puesto que, en todo caso, se requería la presencia física del fundador o su representante ante el notario para el otorgamiento de la escritura de constitución.

Cumpliendo las exigencias de la Directiva 2019/1151, la Ley 11/2023 ha venido a integrar dicho aspecto en la normativa de aplicación. En concreto, la Ley del Notariado se modifica con el fin de regular un protocolo electrónico que refleje las matrices de los instrumentos públicos, la posibilidad de consulta digital motivada de un índice único informatizado general por el Consejo General del Notariado y las administraciones públicas y la introducción de un nuevo artículo que establece la posibilidad de otorgamiento de ciertos instrumentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica, así como disposiciones en materia de seguridad y archivos.

Al hilo de lo anteriormente mencionado, cabe destacar la introducción del artículo 17 ter de la Ley del Notariado, a través del artículo 34 de la Ley 11/2013, que viene a establecer los actos o negocios jurídicos para cuyo otorgamiento y autorización no hace falta presencia física, llevándose a cabo íntegramente en línea por videoconferencia y, entre los que cabe resaltar, los siguientes:

- Constitución de sociedades de responsabilidad limitada, nombramientos de administradores sociales, cambios de domicilio, actas de junta general, apoderamientos especiales y cualquier otro acto societario y siempre que se trate de aportaciones dinerarias.

- Otorgamiento de poderes de representación procesal.

- Testimonios de legitimación de firmas.

- Declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de propiedad horizontal.

- Testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure el confinamiento.

Nótese que en la lista anterior no constan actos más cotidianos y rutinarios como son la firma de compraventas, hipotecas, préstamos o testamentos y ello se debe básicamente a que el notario no puede saber a través de una videoconferencia si el firmante está o no siendo coaccionado y si, por tanto, está actuando libremente. Ello supone una de las labores esenciales del notario y, por tanto, la Ley del Notariado restringe por prudencia la videoconferencia a actos y trámites en su mayoría de carácter mercantil.

El uso de la videoconferencia por parte de los Notarios entra en vigor el próximo 9 de noviembre de 2023 (6 meses después de la entrada en vigor de la Ley 11/2013). Dicha medida permitirá agilizar infinidad de trámites en el ámbito de las sociedades de responsabilidad limitada en España y generará un mayor uso de las tecnologías, un abaratamiento de costes, tiempo y de cargas administrativas.

Maite Blas Janssens
Illeslex Abogados

Para obtener información adicional sobre el contenido de este documento puede dirigirse a ILLESLEX en info@illeslex.com

©2023 ILLESLEX | Todos los derechos reservados. | Este documento es una recopilación de información jurídica elaborado por ILLESLEX. La información o comentarios que se incluyen en él no constituyen asesoramiento jurídico alguno. Los derechos de propiedad intelectual sobre este documento son titularidad de ILLESLEX. Queda prohibida la reproducción en cualquier medio así como la distribución, la cesión y cualquier otro tipo de utilización de este documento, ya sea en su totalidad, ya sea en forma extractada, sin la previa autorización de ILLESLEX.